Bullet Journal: ¿Cómo empezar?

Cómo veíamos en el post anterior Bullet Journal: Visualizar para planear mejor (Introducción y Materiales), este cuaderno personal es una herramienta aliada para manejar mejor nuestros pendientes.

La esencia del Bullet Journal

La idea principal del BuJo es que puedas vaciar tus pendientes y las tareas que te surjan en el día a día en tu cuaderno (muy similar en este punto a un checklist). Luego, a medida que las vayas trabajando, debes actualizar ese avance, de modo que sepas qué cosas tienes pendientes, cuáles ya empezaste a trabajar y cuáles terminaste. Sirve también para que conozcas qué tan efectivo eres con las actividades que te propones hacer cada día, sin perder de vista las que no terminaste.

Primeros pasos

Recuerda que cualquier día del año es bueno para iniciar tu Bullet Journal. Si ya tienes tus materiales y quieres empezar. ¡adelante! Qué va dentro de tu Bullet Journal es tu decisión; los pasos que describiré a continuación son los que he utilizado y me han funcionado muy bien.

1. Páginas numeradas

El primer paso es numerar las páginas de tu BuJo, para poder referenciarlas desde el índice que crearemos más adelante. El índice permitirá poder acceder fácilmente a la información. Un pequeño número en una de las esquinas estará bien. Algunos cuadernos para Bullet Journal como los Leuchtturm1917 ya vienen con las páginas numeradas.

2. Portada

Si al final quedas capturado por la magia del Bullet Journaling, este cuaderno te acompañará por un buen tiempo. Por eso te recomiendo que crees una portada en donde te des la bienvenida a tu planeador personal (encontrarás mucha inspiración si buscas ideas en Pinterest).

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3. Índice

En el índice podrás ir registrando las páginas que quieras ir referenciando (por ejemplo,  las que visitarás frecuentemente). Si vas a usar índice es necesario que las páginas estén numeradas. Como punto de partida el índice estará después de la portada, y al iniciar solo tendrá el título que le quieras poner.

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¿Qué tantas páginas reservar para el índice? Esto dependerá de la cantidad de cosas que quieras referenciar, aunque dos páginas puede ser suficiente.

Seguimiento de tareas y pendientes

Esta parte es el corazón ❤ del Bullet Journal. Aquí registrarás tus tareas y actualizarás su estado. Para ello, es necesario que definas las convenciones que manejarás.

Convenciones o Key

Las convenciones (o Key, como lo llaman en inglés) es la notación o simbología que manejarás para identificar tipos de tareas y estados de las mismas. Existen muchas notaciones diferentes, incluso puedes crear tu propio código. La simbología que he utilizado hasta el momento en mi Bullet Journal es la siguiente:

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Log Futuro

El Log futuro consiste en pensar a alto nivel lo que estarás haciendo o lo que quieres ponerte como meta en los próximos 6 o 12 meses. Puedes manejar las convenciones anteriores en las listas que hagas.

En mi caso, lo hice a 12 meses, listando 3 meses por página, así:

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Log del mes

En el Log del mes se van registrando las tareas que esperas hacer durante ese mes, que posiblemente aún no tengan una fecha fija (o sí, en cuyo caso lo puedes indicar). Al iniciar un nuevo mes se dejan 2 o 3 páginas para ir alimentando esta información a lo largo del mes. Adicionalmente, puedes agregar una portada del mes para darle un toque más personal.

Log diario

En el Bullet Journal, a diferencia de las agendas convencionales, el espacio de cada día se va creando a medida que sucede. Esto logra un mejor aprovechamiento del espacio, pues depende de lo que pienses hacer durante cada día puede ser más o menos extenso (en las agendas tradicionales todos los días tienen el mismo tamaño: suele haber días completos en blanco, y otros en los que el espacio no es suficiente).

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Migración de tareas

La migración de tareas es lo que diferencia un Bullet Journal de un montón de checklists. Consiste en revisar al final del día (o al inicio del siguiente) las tareas que habíamos planificado para ese día, pero que finalmente no terminamos (o ni iniciamos). Para migrar una tarea se marca el símbolo de migrada ‘->‘ (ese o el que prefieras), y luego se vuelve a escribir el texto de la tarea en el día siguiente.

De la misma manera que sucede con la migración diaria, al final del mes se migran al “Log del mes” siguiente aquellas tareas que quedaron pendientes del mes anterior.

El hecho de migrar las tareas (o copiarlas de un día a otro) es lo que nos hace conscientes de qué tanto estamos procastinando y qué tanto estamos cumpliendo con nuestros compromisos.

¿Y después?

Tu Bullet Journal es un espacio personal para planear mejor, pero también para visibilizar hobbies, listar intereses, hacer seguimiento de hábitos… Es una herramienta poderosa de Visual Thinking.

¿Ya empezaste con tu Bullet Journal? ¿O ya lo venías haciendo? Te invito a compartir lo que hayas descubierto hasta el momento 😀

Bullet Journal: Visualizar para planear mejor (Introducción y Materiales)

¿Necesitas ideas para organizar mejor tu tiempo? ¿Los checklists ya no son suficientes para ti? ¿No tienes visualizados tus pendientes y sientes que te sobrecomprometes? ¿Te gustaría una manera de apoyar la creación de hábitos en tu vida? ¡El Bullet Journal es un pequeño artefacto que te puede ayudar!

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Buscando nuevas ideas para manejar mejor mis pendientes, encontré que se estaba poniendo muy de moda algo llamado “Bullet Journal”, básicamente un organizador personal. Siempre he sido muy fan de los checklists para tener presentes mis pendientes, pero encontré que mis listas crecían y crecían y cada vez se hacían más difíciles de manejar.

Empecé con mi BuJo (como acortan el nombre Bullet Journal los seguidores de esta técnica) a finales de 2017 y quiero compartirles mi experiencia en estos 6 meses de uso.

¿Qué es un Bullet Journal?

Es un sistema de organización creado por Ryder Carroll (diseñador de productos digitales), que en su forma más básica permite registrar y hacer seguimiento a tus pendientes, de modo que vacíes esa complejidad a un cuaderno y puedas tener más claridad sobre cómo planear tus días.

¡Quiero empezar el mío! ¿Qué materiales necesito?

Lo mínimo es un cuaderno en blanco (con o sin rayado) y un esfero. Dando un poco más de detalle, a partir de mi experiencia usándolo, encontré:

Cuaderno

  • El cuaderno debe ser de mínimo 80 hojas (no te durará mucho si es más pequeño). Las hojas deben ser lo suficientemente gruesas para que al escribir, si vas a usar rotuladores o marcadores, no pase la tinta de una hoja a otra (recomendado: 80g/m2).
  • El tipo de hoja más recomendado es punteado, pero no es tan fácil de conseguir. Si tienes buen pulso, las hojas blancas te darán mayor libertad. Si no, cuadriculado está muy bien.
  • Existen marcas que se especializan en cuadernos para Bullet Journal, como es el caso de Leuchtturm1917. Pero de verdad, recuerda, cualquier cuaderno sirve.
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Leuchtturm1917, Moleskine, Monoblock, o ¡cualquier cuaderno!

  • Sobre el tamaño recomendado, considero que 14.5cm x 21cm es un tamaño justo para no ser muy grande (que no quieras llevarlo contigo nunca) ni muy pequeño (que no te dure nada).

Bolígrafos (lapiceros) y marcadores

  • Para escribir, si buscas alguna sugerencia, los Stabilo .88 me parecen muy buenos y fáciles de conseguir.

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  • Si quieres agregar detalles con lettering y otros adornos, los marcadores Tombow están muy bien.

¡Ya tengo mis materiales!¿Cómo empiezo?

Te invito a leer Bullet Journal: ¿Cómo empezar?

Referencias

Visual Management para potenciar equipos

por Juliana Betancur (@julibetancur) y Pablo Tortorella (@pablitux).

Parte 1: El valle de los tableros olvidados

“Lo esencial es invisible a los ojos” – Antoine de Saint-Exupéry

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A menudo nos encontramos con líderes que, a partir de necesidades propias, proponen a sus equipos la utilización de tableros para visibilizar el estado de su trabajo (indicadores, tareas en curso, pendientes, logros, etc.). Esta propuesta puede tener diversas respuestas. Una habitual es la indiferencia. Aún así, algunos insisten en poner un tablero repleto de información “útil” con notas adhesivas de colores, el cual visitarán a diario, y pedirán mantener actualizado, así no despierte ningún interés. Un caso similar observamos en aquellos tableros visuales que cumplieron su propósito durante un período de tiempo y ya no son utilizados: son tableros que pasaron su fecha de vencimiento, obsoletos.

A raíz de este tipo de dinámicas estáticas y poco motivantes, empiezan a surgir, como epidemia alrededor del mundo, las notas adhesivas zombies, que se destiñen y luego se caen después de estar meses pegadas en las paredes. Algunas incluso son notas abandonadas que nadie sabe de dónde salieron y a quién pertenecen, que son reposicionadas en cualquier parte de la oficina, desinformando aún más. Estos tableros, además de desinformar, succionan energía vital, atención y tiempo a los equipos. Son ruido visual.

 

Parte 2: Visual Management: ¿Hay esperanza?

“Una imagen vale más que mil palabras” – Kurt Tucholsky

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Infografía de los Mejores Radiadores de Información

¿Qué podemos hacer ante este panorama desolador? Los tableros existen para ser radiadores visuales de información relevante para los involucrados, tanto en la lectura y análisis de esos datos como en su generación. Esta información es luego aprovechada para potenciar a los equipos, tomar decisiones, sincronizar a las personas y comunicar efectivamente. A la gestión que utiliza las herramientas visuales como base se le llama Visual Management.

Nuestra experiencia de más de 10 años trabajando con equipos que aprovechan al máximo la gestión visual nos ha permitido recoger valiosos aprendizajes que queremos compartir a continuación.

¿Qué tienen los mejores radiadores de información?

1. Propósito

Como primer paso, recomendamos definir: qué preguntas queremos responder con cada artefacto que estemos creando. Para qué y para quiénes estamos construyéndolo. Qué decisiones nos ayudará a tomar.

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Por ejemplo, si hoy queremos saber quién está haciendo cada cosa en nuestro equipo y en qué estado están las tareas en cada momento para sincronizarnos mejor, podríamos usar un tablero Kanban de tareas, como el de la foto.

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Tablero Kanban de Tareas


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Además del tablero de tareas, podemos tener un dashboard, o lámina de indicadores en donde visualicemos nuestras metas como equipo, saber si las estamos logrando y poder tomar decisiones con respecto a nuestros objetivos.

 

 2. Están a la vista

En entornos complejos, para poder hacer inspección y adaptación es fundamental la transparencia. Es decir, que la información fluya por todo el sistema. Esta información debe ser veraz y vigente. Los radiadores de información acercan a las personas a esta información, para que la tengan siempre disponible. Sonará irónico, pero hemos encontrado radiadores visuales ubicados en rincones intransitados y en herramientas virtuales a las que nadie accede. Con este punto, queremos que los radiadores puedan hacer honor a su nombre: que irradien información con sólo girar la cabeza.

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Siguiendo con el ejemplo del tablero Kanban de nuestro equipo, sería ideal que lo colguemos en una pared a la vista de todas las personas que forman parte del mismo.

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De igual manera con la lámina de indicadores. Para equipos remotos, hemos venido usando herramientas online que permiten acceder a la información en cualquier momento. También pueden tener una lámina física cuya actualización es enviada periódicamente por medio de fotografías a las personas que estén remotas. 

 

3. Están actualizados oportuna y periódicamente

Para que las personas interesadas puedan acceder a una versión válida de los datos, en el momento en el que los necesiten, es importante que alguien se encargue de actualizar el tablero. Un radiador funciona mucho mejor cuando las personas que actualizan la información se benefician directamente de la misma. Si la actualización no ocurre a diario, una buena práctica es dejar registro de la fecha de la última modificación, en alguna parte del artefacto. Un tip adicional para que esta actualización sea frecuente, es que la información necesaria debe ser fácil de recolectar.

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En nuestro ejemplo, el tablero de tareas debería ser actualizado cada día, las veces que sea necesario. Es una buena práctica reunirnos diariamente alrededor del tablero para ver cómo venimos con el avance y si ha surgido algún tipo de impedimento.

icono-indicadores miniPor el lado de la lámina de indicadores, debe estar claramente definida una frecuencia de actualización, acorde con el propósito de cada uno de ellos.

 

4. Colores y símbolos con sentido

En la librería podemos encontrar notas adhesivas de todos los colores. Esa oferta puede generar al menos dos resultados: una pared repleta de papeles de mil y un colores… O un radiador con los colores necesarios y suficientes para comunicar exactamente lo que queremos. El uso consciente de una convención de colores nos ayudará a comunicar más eficientemente casi cualquier mensaje. De igual manera, usar símbolos y metáforas visuales nos generará mayor recordación y una más rápida asociación a los conceptos.

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En el tablero de tareas, una tarea urgente la podríamos representar con un papel rojo, o con letra roja (señal de alerta en muchas culturas). En el tablero de la foto, los agrupadores son de un color y las tareas de otro. También pueden usar símbolos asociados a cada persona del equipo, para identificar fácilmente quién está trabajando en cada tarea.

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En la lámina indicadores, podemos tener símbolos de tubos de ensayo para representar los experimentos que han arrojado algún aprendizaje. Y paquetes de regalo para representar las entregas de valor efectivas en el mes actual.

 

5. Co-creados en equipo

Los mejores tableros visuales nacen de la propia necesidad de un equipo para autoorganizarse y conocer cómo están mejorando en su manera de hacer las cosas o darle argumentos a las decisiones que toman, y no de un jefe que lo impone para hacer seguimiento y control de cada uno de sus movimientos. Como líderes podemos sugerirlo a los equipos y contarles sus beneficios, pero deben ser ellos mismos quienes tomen la decisión de crearlos, usarlos y adaptarlos a sus necesidades particulares.

tablero miniPara el tablero Kanban, una actividad que nos ha funcionado muy bien es crearlo a partir de las actividades que se están llevando adelante en la semana. Cada persona representará en notas adhesivas lo que ha terminado (en inglés, Done), lo que tiene pendiente (en inglés, To Do) y lo que está en progreso (WIP, siglas de work in progress). Luego se adecúa el tablero (columnas, colores, referencias y demás) para que le sea útil al mismo equipo.

icono-indicadores miniEn la lámina de indicadores, la dinámica de creación de la misma sirve para recordar (o a veces incluso definir) los objetivos que tiene el equipo y los indicadores con los que se decidió hacerle seguimiento.

 

Parte 3: ¡Manos a la obra!

“El valor de una idea radica en el uso de la misma” – Thomas Edison

Si aún no has creado ningún tablero visual ¡hoy puede ser un gran día! Empieza con uno pequeño, que luego podrás evolucionar a medida que cambien las necesidades, surjan otras formas de organizarlo o de representar la información.. Si luego crece mucho, ¡ojo! Piensa que deberá ser mantenido.

Cuando cualquiera deje de verle utilidad a un artefacto (visual o de cualquier otro tipo), la utilización del mismo deberá ser cuestionada y reevaluada. Tira a la basura esos tableros obsoletos. Por favor.

Ejemplos para inspirar

Un radiador visual puede tener información sobre el portafolio de proyectos, las tareas de un equipo, la estrategia y/o la visión de una compañía, la agenda de una reunión, la asignación de personas a los proyectos… Y así, podríamos seguir con un listado interminable.

Menciona en los comentarios de este artículo ejemplos de radiadores, tableros, láminas u otro artefacto visual que les haya sido de gran utilidad, para que los demás lectores puedan aprovechar también sus experiencias. ¡Gracias de antemano! 🙂